Παρουσίαση/Προβολή

(253-NI-4050Α) -  ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΛΑΛΟΥΜΗΣ

Περιγραφή Μαθήματος

Τμήμα προμηθειών

Το έργο του τμήματος προμηθειών
Το τμήμα προμηθειών έχει το καθήκον διαρκούς ανεφοδιασμού της ξενοδοχειακής επιχείρησης, με τα υλικά αγαθά που είναι απαραίτητα για την απρόσκοπτη λειτουργία των τμημάτων της. Ο μεγάλος όγκος εργασιών του τμήματος αφιερώνεται στον ανεφοδιασμό των τμημάτων του F&B και κύρια του μαγειρείου και για το λόγο αυτό το τμήμα προμηθειών εντάσσεται στα τμήματα του F&B.
Στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις η διαδικασία προμηθειών είναι απλή. Συνήθως συνίσταται στην καταγραφή των υλικών που χρησιμοποιεί η επιχείρηση σε ένα κατάλογο, στον έλεγχο των αποθεμάτων, βάσει του καταλόγου αυτού, για να εντοπιστούν τυχόν ελλείψεις και στην προμήθεια των απαραίτητων ειδών από την πλησιέστερη αγορά.
Το τμήμα προμηθειών των μεγάλων ξενοδοχείων στην εποχή μας, χρησιμοποιεί για να εξασφαλιστεί το μεγαλύτερο δυνατόν όφελος, την επιστήμη των logistics γνωστή και ως «Διοίκηση Αποθεμάτων». Hotel logistics management είναι η επιστήμη που καλύπτει τον έλεγχο της ροής των προϊόντων από τους προμηθευτές έως τα τμήματα του ξενοδοχείου. Ο σκοπός της είναι να εξασφαλίζει στα τμήματα εκμετάλλευσης του ξενοδοχείου, τη βεβαιότητα ότι τα κατάλληλα προϊόντα θα βρίσκονται στον κατάλληλο χώρο τη στιγμή που πρέπει. Η διοίκηση αποθεμάτων επιδιώκει την εξασφάλιση της άριστης ποιότητας με χαμηλό κόστος .
Η μείωση του κόστους στο logistics δεν αφορά στη μείωση του κόστους κτήσης ενός είδους, αλλά στη συνολική μείωση του κόστους λειτουργίας του τμήματος. Για παράδειγμα η μείωση του αριθμού των εργαζόμενων σε ένα τμήμα, πιθανόν να οδηγήσει σε ελλιπή παρακολούθηση και καταστροφές προϊόντων, με αποτέλεσμα να δημιουργηθούν μεγαλύτερες ζημίες από το έξοδο των μισθών.

Το τμήμα λειτουργεί βάσει της πολιτικής προμηθειών του ξενοδοχείου, που εξαρτάται από το μέγεθος, την απόσταση από την αγορά, τα διαθέσιμα κεφάλαια, το χρόνο λειτουργίας και την πολιτική ποιότητας προϊόντων της επιχείρησης. Ο υπεύθυνος προμηθειών σε συνεννόηση με τα τμήματα, ερευνά την αγορά, επιλέγει τους κατάλληλους προμηθευτές και προχωρεί στις αρχικές παραγγελίες. Τα παραγγελθέντα είδη παραλαμβάνονται και αποθηκεύονται, ώστε να είναι διαθέσιμα στις αιτήσεις προμηθειών των τμημάτων. Τα αποθέματα παρακολουθούνται και όταν μειωθούν, ο υπεύθυνος προμηθειών προχωρεί σε νέες παραγγελίες, οπότε γίνονται εκ νέου παραλαβές και επαναλαμβάνεται ο κύκλος, όπως φαίνεται στο σχήμα 12.1.

Το τμήμα επιφορτίζεται κατά περίπτωση με την παραλαβή και αποθήκευση υλικών, εργαλείων και μηχανημάτων πάγιου εξοπλισμού. Το έργο αυτό όμως απασχολεί ιδιαίτερα σπάνια το τμήμα.
Κατά κανόνα το τμήμα προμηθειών ασχολείται με τις παρακάτω κατηγορίες υλικών:
• Πρώτες ύλες μαγειρείου, φθαρτές (άμεσης αξιοποίησης όπως φρέσκα ψάρια, φρέσκο γάλα κλπ) και αποθηκεύσιμες (όπως ζυμαρικά, καφές κλπ).
• Αναλώσιμα υλικά, όπως είδη καθαρισμού, χαρτικά κλπ.
• Προϊόντα προς μεταπώληση, όπως εμφιαλωμένα ποτά, τα οποία πωλούνται όπως αγοράζονται, χωρίς καμία περαιτέρω επεξεργασία

Οι κύριοι χώροι του τμήματος είναι:
• Ο χώρος παραλαβών όπου τα φορτηγά των προμηθευτών παραδίδουν τα παραγγελθέντα προϊόντα
• Οι χώροι αποθήκευσης, δηλαδή οι αποθήκες και τα ψυγεία
• Το γραφείο διοίκησης και διαχείρισης του τμήματος
Οι χώροι αυτοί πρέπει να είναι σε επαφή μεταξύ τους. Επίσης πρέπει να βρίσκονται σε γειτνίαση με το μαγειρείο όπου παραδίδεται ο κύριος όγκος των παραλαμβανομένων προϊόντων.
Το τμήμα προμηθειών εγκαθίσταται κατά κανόνα στα υπόγεια της ξενοδοχειακής επιχείρησης και η είσοδος των προμηθευτών βρίσκεται στην αντίθετη πλευρά του ξενοδοχείου από αυτήν της εισόδου των πελατών.

 

Προσωπικό του τμήματος

Στα μικρά ξενοδοχεία το τμήμα καλύπτεται από ένα άτομο, το οποίο κατά κανόνα είναι της εμπιστοσύνης του ξενοδόχου. Στις μεγαλύτερες μονάδες το άτομο αυτό πλαισιώνεται από υπαλληλικό προσωπικό που αποτελείται από ένα γραμματέα και υπαλλήλους που αναλαμβάνουν τις μεταφορές των εμπορευμάτων και την τάξη των αποθηκών. Στα μεγάλα ξενοδοχεία το τμήμα διευρύνεται ώστε να δημιουργείται η ιεραρχία που φαίνεται στο οργανόγραμμα του σχήματος 12.2.

Ο υπεύθυνος προμηθειών είναι άνθρωπος της αγοράς. Πρέπει να γνωρίζει τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των προϊόντων που προμηθεύεται, να χειρίζεται τη γλώσσα, συμπεριφορά και γενικότερα τους κώδικες επικοινωνίας της αγοράς, να γνωρίζει πρόσωπα και πράγματα της αγοράς, να επισκέπτεται τους προμηθευτές στην έδρα τους, να ενημερώνεται από περιοδικά του κλάδου σχετικά με τα συμβαίνοντα στον κλάδο και να βρίσκεται σε συνεχή αλληλεπίδραση με την τοπική και ευρύτερη αγορά.

Ο υπεύθυνος προμηθειών εμπλέκεται σε όλες τις φάσεις της διαδικασίας προμηθειών. Ελέγχει τον εξοπλισμό και τους χώρους του τμήματος, συνεργάζεται με τα τμήματα που προμηθεύονται υλικά και ερευνά για αποτελεσματικότερα νέα προϊόντα, νέες πηγές προμηθειών και νέες μεθόδους παραλαβής, αποθήκευσης και τυποποίησης των εργασιών του τμήματος. Για το λόγο αυτό πρέπει να έχει άριστες γνώσεις σχετικά με τις ιδιότητες των εμπορευμάτων που προμηθεύεται πιθανό.
Ως υπεύθυνος του τμήματος έχει το καθήκον προγραμματισμού του. Για το λόγο αυτό πληροφορείται από το τμήμα πωλήσεων τις προβλέψεις πληρότητας και πραγματοποίησης εκδηλώσεων, ώστε να εντοπισθεί ο ρυθμός ζήτησης προϊόντων από τα τμήματα και να εκτιμηθεί ο ρυθμός και το ύψος των παραγγελιών. Επίσης ο υπεύθυνος προμηθειών πρέπει να προβλέπει τις διακυμάνσεις των τιμών και να προβαίνει την κατάλληλη στιγμή στην κατάλληλη παραγγελία, διότι έχει την ευθύνη των οικονομικών του αποτελεσμάτων του τμήματος.
Η γραμματεία του τμήματος τηρεί τα έντυπα που αφορούν στη διακίνηση των προϊόντων και επικοινωνεί τόσο με τους προμηθευτές όσο και με τα τμήματα του ξενοδοχείου για διάφορα θέματα.
Ο υπεύθυνος παραλαβών είναι ειδικευμένο άτομο σε θέματα ποιότητας προϊόντων (κύρια τροφίμων) και καλύπτει τη διαδικασία των παραλαβών, ενώ ο υπεύθυνος αποθήκης, αναλαμβάνει την ευθύνη οργάνωσης, τάξης και καθαριότητας μίας ή περισσοτέρων αποθηκών του τμήματος, όπως και την ευθύνη φύλαξης, συντήρησης και παράδοσης των προϊόντων των αποθηκών.
Βασικό προσόν των εργαζόμενων στο τμήμα προμηθειών είναι η αδιαμφισβήτητη εντιμότητά τους, διότι ο κύκλος εργασιών του τμήματος αντιπροσωπεύει ιδιαίτερα υψηλά κονδύλια.

 

Η διαδικασία των αγορών

Με τον όρο αγορές στις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, νοείται η διαδικασία απόκτησης (της κυριότητας) διαφόρων προϊόντων που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία τους. Οι βασικοί στόχοι των αγορών σύμφωνα με την επιστήμη των logistics είναι η εξασφάλιση της κατάλληλης ποιότητας και ποσότητας προμηθειών με τέτοιο τρόπο ώστε να αξιοποιούνται στο μέγιστο τα κεφάλαια που δεσμεύει το ξενοδοχείο για τη λειτουργία του τμήματος, η εξυπηρέτηση στο μέγιστο των τμημάτων του ξενοδοχείου και η εξασφάλιση μίας θετικής εικόνας της επιχείρησης στην αγορά των προμηθευτών της.
Η διαδικασία των αγορών προϋποθέτει γνώση των αναγκών της επιχείρησης και αφορά στην επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή, διαμόρφωση της παραγγελίας, παραλαβή και πληρωμή των επιθυμητών προϊόντων.
Οι αγορές μπορεί να γίνουν με τρεις τρόπους.
• Με επίσκεψη του υπεύθυνου προμηθειών στην αγορά, με το φορτηγό αυτοκίνητο της επιχείρησης και η επιλογή των ποιοτικότερων ειδών στις χαμηλότερες τιμές. Η διαδικασία αυτή συνήθως καλύπτει φθαρτά είδη, όπως τα οπωρολαχανικά. Η πληρωμή γίνεται με μετρητά ή με επιταγή.
• Με επίσκεψη των προμηθευτών στο ξενοδοχείο, οπότε παρουσιάζονται δείγματα των πωλουμένων προϊόντων στον υπεύθυνο προμηθειών και αυτός συγκρίνει την ποιότητα και την τιμή τους.
• Ορισμένα δημόσια ξενοδοχεία ή αλυσίδες ξενοδοχείων μπορεί να ακολουθήσουν τη διαδικασία προκήρυξης μειοδοτικού διαγωνισμού για την προμήθεια προϊόντων συγκεκριμένων προδιαγραφών. Στην περίπτωση αυτή οι ενδιαφερόμενοι προμηθευτές καταθέτουν προσφορές και επιλέγεται η πλέον συμφέρουσα.

Οι προμήθειες των φθαρτών προϊόντων όπως ψωμί, φρέσκο γάλα, κλπ γίνονται σε καθημερινή βάση, ενώ οι προμήθειες των αποθηκεύσιμων προϊόντων γίνονται ή σε τακτικές χρονικές περιόδους (π.χ. κάθε 15 ημέρες) ή όταν παρουσιαστεί έλλειψη.
Στην περίπτωση που ένας προμηθευτής εφοδιάζει με περισσότερα του ενός προϊόντα το ξενοδοχείο, όταν γίνεται παραγγελία για ένα είδος εξαιτίας παρουσιαζόμενης έλλειψης, ταυτόχρονα γίνεται παραγγελία και για τα άλλα είδη του ιδίου προμηθευτή. Αν για παράδειγμα ένας προμηθευτής εφοδιάζει το ξενοδοχείο με καφέ και ζάχαρη, όταν γίνεται παραγγελία για τον καφέ, γίνεται και για τη ζάχαρη. Αυτό γίνεται για να ελαχιστοποιούνται οι διαδικασίες συναλλαγών.
Συχνά τα ξενοδοχεία ορίζουν ελάχιστο και μέγιστο απόθεμα για τα αποθηκεύσιμα προϊόντα. Έτσι η παραγγελία του καφέ γίνεται όταν το απόθεμα είναι ίσο ή μικρότερο της ελάχιστης ποσότητας. Το ύψος της παραγγελίας ορίζεται τόσο, ώστε το απόθεμα καφέ να φτάσει στο ανώτατο όριο. Το ίδιο γίνεται με τη ζάχαρη κοκ. Το ελάχιστο και μέγιστο όριο δεν είναι σταθερά, αλλά τροποποιούνται ανά διμηνία ή τριμηνία, ανάλογα με τις διακυμάνσεις της ζήτησης.

 

Ανάλυση ABC στη διαδικασία των αγορών

Κατά κανόνα ένας μικρός αριθμός προϊόντων από αυτά που προμηθεύεται το ξενοδοχείο, απορροφούν το μεγαλύτερο μέρος των χρημάτων που διατίθενται για αγορές. Για το λόγο αυτό οι αγορές δεν εστιάζουν εξίσου σε όλα τα προϊόντα, αλλά στρέφουν την προσοχή τους κύρια σε αυτά που προκαλούν τον μεγαλύτερο όγκο εξόδων.
Έχει παρατηρηθεί ότι το 70% της συνολικής ετήσιας δαπάνης για αγορές προϊόντων, απορροφάται από το 10% περίπου των προϊόντων που αποτελούν την ομάδα Α, ενώ το επόμενο 20% της ετήσιας δαπάνης απορροφάται από το 20% περίπου των προϊόντων που αποτελεί την ομάδα Β. Το υπόλοιπο δε 70% των προϊόντων που αγοράζει σε ετήσια βάση η επιχείρηση (ομάδα C), απασχολεί το 10% μόλις των χρημάτων που δαπανούνται.
Η απεικόνιση της συμμετοχής των Α, Β και C ομάδων προϊόντων στο συνολικό κόστος ετησίων αγορών, παρουσιάζεται στο σχήμα 12.4, όπου στον άξονα Ψ αναφέρεται στο ποσοστό της αξίας των προϊόντων επί του συνόλου και στον άξονα Χ στο ποσοστό του αριθμού των ειδών επί του συνόλου.

Η ανάλυση ABC διευκολύνει ιδιαίτερα το έργο του τμήματος προμηθειών, το οποίο δίνει έμφαση στις αγορές των προϊόντων A και λιγότερο στα B.

 

Προδιαγραφές ποιότητας

Ποιότητα σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία είναι το όφελος που προσφέρει ένα προϊόν στον καταναλωτή . Σύμφωνα με τη θεωρία των logistics η ποιότητα αφορά στα χαρακτηριστικά του προϊόντος ή υπηρεσίας που ικανοποιούν ορισμένες ανάγκες του καταναλωτή . Για τα τρόφιμα και ποτά, τέτοια χαρακτηριστικά είναι η εμφάνιση, η γεύση, η οσμή, το εύπεπτο και η θρεπτική αξία.

Η ξενοδοχειακή επιχείρηση, προ της διαδικασίας των αγορών, οφείλει να θέσει τις προδιαγραφές των προϊόντων που επιθυμεί να αποκτήσει. Προδιαγραφή είναι η περιγραφή των ποιοτικών χαρακτηριστικών του προϊόντος. Η σύνταξη των προδιαγραφών δημιουργεί μία βάση επί της οποία η επιχείρηση διαπραγματεύεται με τους προμηθευτές και επί της οποίας εξασφαλίζεται η ποιότητα των παραγομένων προϊόντων.

Η σύνταξη των προδιαγραφών εστιάζει στα κυριότερα - και όχι όλα - από τα χαρακτηριστικά κάθε προϊόντος που προμηθεύεται το ξενοδοχείο. Με τον τρόπο αυτό διευκολύνεται η επικοινωνία με τους προμηθευτές, οι οποίοι γνωρίζουν εκ των προτέρων τα χαρακτηριστικά που πρέπει να πληρούν τα προϊόντα τους για να γίνουν αποδεκτά από την επιχείρηση. Επίσης οι προδιαγραφές διευκολύνουν το έργο των επιτροπών παραλαβών, διότι γνωρίζουν ποια χαρακτηριστικά πρέπει να ελεγχθούν για να αποδεχθούν τα προϊόντα.
Η σύνταξη των προδιαγραφών για την ποιότητα των προϊόντων μπορεί να αφορά μόνο στα μακροσκοπικά χαρακτηριστικά τους, δηλαδή σε αυτά που διαπιστώνονται με τις ανθρώπινες αισθήσεις (όραση, οσμή κλπ). Η άριστη αγορά προϋποθέτει τη δοκιμή της αποδοτικότητας των προϊόντων. Δηλαδή, για να αποφασίσει ο υπεύθυνος προμηθειών αν θα προτιμηθούν τα μακαρόνια της μάρκας Χ ή της Ψ, πρέπει να μαγειρευτούν και οι δύο μάρκες και να συγκριθεί το αποτέλεσμα.

 

 

Επιλογή προμηθευτών και σύναψη συμφωνίας

Για την επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή, ο υπεύθυνος προμηθειών μπορεί να επισκεφτεί την αγορά, τις ειδικές εκθέσεις ή να συναντήσει τους προμηθευτές στο χώρο του.
Οι προμηθευτές των ξενοδοχείων μπορεί να είναι παραγωγοί, εισαγωγείς ή χονδρέμποροι. Οι προμηθευτές προσεγγίζουν το ξενοδοχείο (ανάλογα με την περιοχή εγκατάστασης, το μέγεθος και τα τμήματα εκμετάλλευσης) με προσωπική επαφή, με την αποστολή διαφημιστικών φυλλαδίων ή μέσω ειδικών περιοδικών στα οποία διαφημίζονται τα προϊόντα και υπηρεσίες τους και θέτουν στη διάθεση του ξενοδοχείου τη συνεργασία τους.
Ο υπεύθυνος προμηθειών δεν ενδιαφέρεται μόνο για την ποιότητα και την τιμή των προϊόντων που εμπορεύεται ο προμηθευτής, αλλά και για τις επιπλέον υπηρεσίες που προσφέρει, όπως ευκολίες πληρωμής, συχνή παράδοση, πληροφόρηση του ξενοδοχείου σχετικά με αναμενόμενες ανατιμήσεις των αγαθών, αποδοχή αντικατάστασης προϊόντων που δεν καλύπτουν τις προδιαγραφές, κλπ. Εκτός τούτων, ο υπεύθυνος προμηθειών ενδιαφέρεται και για το επαγγελματικό status του προμηθευτή, δηλαδή την οικονομική του κατάσταση, τη φήμη του στην αγορά και γενικότερα την αξιοπιστία του.
Υπάρχουν δύο απόψεις σχετικά με τις συνθήκες που πρέπει να ικανοποιεί η σύναψη συμφωνιών. Σύμφωνα με την πρώτη άποψη, συμφωνία συνάπτουν δύο άτομα όταν ο καθένας πιστεύει ότι κερδίζει αρκετά σε βάρος του άλλου. Σύμφωνα με τη δεύτερη, η συμφωνία συνάπτεται όταν οι δύο πλευρές θεωρούν ότι η κάθε μία εξυπηρετεί ικανοποιητικά τις θέσεις της άλλης.
Σήμερα η ελληνική αγορά λειτουργεί με την πρώτη άποψη. Οι συναλλασσόμενοι συμφωνούν στο επίπεδο όπου ο καθένας τους έχει πειστεί ότι η συμφωνία κλείνεται εις βάρους του άλλου. Κάτι τέτοιο συνεπάγεται ψευδή ετερο-πληροφόρηση και σκληρή διαπραγμάτευση για την επίτευξη συμφωνίας. Επίσης έχει ως αποτέλεσμα τη σαθρή βάση συνεργασίας, δεδομένου ότι η στρατηγική των σχέσεων οδηγεί συστηματικά το κάθε μέρος, στο να ξαναπροσπαθήσει να κερδίσει σε βάρος του άλλου κατά τη διάρκεια των συναλλαγών. Τέτοιου τύπου συνεργασία εκθέτει το ξενοδοχείο σε αυξημένους κινδύνους, δεδομένου ότι ο προμηθευτής έχει περισσότερες πληροφορίες για τα προϊόντα που εμπορεύεται από τους πελάτες του και αποφασίζει αυτός τελικά για την έγκαιρη ή μη παράδοση, της συμφωνηθείσης ή όχι ποιότητας και ποσότητας και με τους συμφωνηθέντες ή όχι όρους. Για το λόγο αυτό το ξενοδοχείο πρέπει να προμηθεύεται τα ίδια είδη από περισσότερους του ενός προμηθευτές, ώστε αν ο ένας δεν μπορεί ή δεν διατίθεται να τηρήσει τη συμφωνία του, να απευθύνεται σε άλλον.
Η επιστήμη των logistics υποστηρίζει τη δεύτερη άποψη, ότι οι προμηθευτές πρέπει να θεωρούνται συνεργάτες του ξενοδοχείου και η συμφωνία με αυτούς να επιτυγχάνεται στο επίπεδο που κερδίζουν αμφότερες οι πλευρές. Στην περίπτωση αυτή η προμήθεια ενός είδους γίνεται αποκλειστικά από ένα προμηθευτή, από τον οποίο ζητείται να προσφέρει σε σωστό χρόνο, τις παραγγελθείσες ποσότητες ποιοτικών προϊόντων, στη σωστή τιμή.
Όταν το ξενοδοχείο δέχεται να προμηθεύεται κατ΄ αποκλειστικότητα ορισμένα είδη από ένα προμηθευτή, τότε η διαδικασία προμηθειών για τα είδη αυτά απλοποιείται και η διαπραγματευτική ικανότητα για μείωση των τιμών κτήσης αυξάνεται διότι οι ποσότητες που προμηθεύεται το ξενοδοχείο δεν διαιρούνται σε πολλούς προμηθευτές. Από την άλλη πλευρά παρουσιάζεται ο κίνδυνος αθέτησης της συμφωνίας από τον προμηθευτή, με αποτέλεσμα την αδυναμία του ξενοδοχείου να προμηθευτεί έγκαιρα τα είδη αυτά από άλλον προμηθευτή σε συμφέρουσα τιμή, εφόσον δεν υπάρχει συνεργασία.
Η σχέση αποκλειστικότητας μπορεί να αποδώσει σε αμφοτέρους, διότι στον βαθμό που ο προμηθευτής εξυπηρετεί το ξενοδοχείο με ποιοτικά προϊόντα, έγκαιρα και σε ανταγωνιστικές τιμές, προσφέρει τη δυνατότητα να αυξηθούν οι πωλήσεις του ξενοδοχείου και κατά συνέπεια το ύψος προμηθειών του, με αποτέλεσμα την αύξηση των πωλήσεων του προμηθευτή.
Κάτι τέτοιο δεν είναι εύκολο να επιτευχθεί, ειδικά στην Ελλάδα σήμερα. Το ξενοδοχείο που ασπάζεται το σκεπτικό των logistics, πρέπει να ξεκινήσει με περισσότερους από ένα προμηθευτές για τα διάφορα είδη του, ειδικά της ομάδας Α.
Στη συνέχεια να επιλέξει ένα αξιόλογο προμηθευτή και σταδιακά να προχωρήσει σε συμφωνία αποκλειστικότητας, στον βαθμό που ο προμηθευτής αυτός ανταποκρίνεται συστηματικά στις υποχρεώσεις του και αντιμετωπίζει θετικά τη συνεργασία του με το ξενοδοχείο.
Σε κάθε περίπτωση, ο υπεύθυνος προμηθειών του ξενοδοχείου, πρέπει να προετοιμάζεται προ της συνάντησης για σύναψη συμφωνιών με προμηθευτές. Πρέπει να παίρνει πληροφορίες για τις συνθήκες λειτουργίας της αγοράς στην οποία δραστηριοποιείται ο προμηθευτής, για τους κύριους ανταγωνιστές του, για τις ποιότητες και τα χαρακτηριστικά των προϊόντων που προσφέρει ο προμηθευτής, για τις επικρατούσες τιμές πώλησής τους και για το περιθώριο κέρδους που αφήνουν στον προμηθευτή οι τιμές αυτές. Επίσης πρέπει να πληροφορείται για την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης του προμηθευτή, τη φήμη που έχει στην αγορά, την πορεία της επιχείρησης και τις δυνατότητες να προσφέρει τις υπηρεσίες που χρειάζεται το ξενοδοχείο.
Η συμφωνία γίνεται πάνω σε ένα σύνολο θεμάτων και παραγόντων που αφορούν τη συστηματοποίηση των συναλλαγών του προμηθευτή με το ξενοδοχείο. Οι παράγοντες αυτοί αφορούν σε θέματα τιμών, όπως είναι το ύψος της τιμής κάθε είδους, η σταθερότητα ή οι αναπροσαρμογές της τιμής, η διάρκεια της συμφωνίας, η έκπτωση που θα γίνεται σε περιπτώσεις αγοράς μεγάλων ποσοτήτων και οι όροι της πληρωμής. Επίσης αναφέρονται σε θέματα ποιότητας των προσφερομένων ειδών και στη διαδικασία επιστροφών των ακατάλληλων προϊόντων, όπως και σε θέματα που αφορούν τη διαδικασία παράδοσης των προϊόντων, ημέρες και ώρες παραλαβών της ξενοδοχειακής αποθήκης, χρόνο που μεσολαβεί από την παραγγελία μέχρι την παράδοση.
Οι συμφωνίες κατά κανόνα γίνονται γραπτά, διότι τα γραπτά μένουν. Οι συμφωνίες όμως για μικρής αξίας προϊόντα (όπως οπωροκηπευτικά, ψωμί, κλπ) από ντόπιους προμηθευτές, γίνονται προφορικά.

 

Παραλαβές προϊόντων

Η διαδικασία παραλαβών έχει ως αντικείμενο την εξασφάλιση της επιχείρησης ότι θα αποκτά την παραγγελθείσα ποσότητα των προϊόντων στην ποιότητα των προδιαγραφών. Η διαδικασία παραλαβών περιλαμβάνει τον έλεγχο των παραστατικών του προμηθευτή και την αντιπαραβολή τους με την παραγγελία του ξενοδοχείου. Στην περίπτωση που τα δελτία αποστολής ανταποκρίνονται στην παραγγελία, εκφορτώνεται το φορτίο και ελέγχεται από την επιτροπή παραλαβής, ως προς την ποσότητα και την ποιότητά του. Εφόσον το φορτίο ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές της επιχείρησης γίνεται αποδεκτό και ταξινομείται προκειμένου να εισαχθεί στις αποθήκες, καθορίζεται η θέση της αποθήκης που θα καταλάβει κάθε είδος και ενεργείται η διαδικασία αποθήκευσης. Τότε συμπληρώνονται τα έντυπα παραλαβής και ενημερώνεται το σύστημα διαχείρισης της αποθήκης.
Η επιτροπή παραλαβής πρέπει να έχει σαφείς οδηγίες για την αντιμετώπιση διαφορών ανάμεσα στην ποσότητα και ποιότητα της παραγγελίας και της παράδοσης, όπως επίσης ανάμεσα στα παραστατικά του προμηθευτή και τις παραδιδόμενες ποσότητες. Στις περιπτώσεις αυτές υπάρχουν δύο λύσεις:
1. Επιστροφή ολόκληρου του φορτίου και επανεκτέλεση της παραγγελίας, ή
2. Μερική παραλαβή και συμπλήρωση της παραγγελίας ή αφαίρεση της αξίας των μη παραλαμβανομένων ειδών με πιστωτικό σημείωμα.
Ο χώρος παραλαβής πρέπει να βρίσκεται κατά το δυνατόν κοντά στις αποθήκες και το μαγειρείο. Συνήθως πρόκειται για υπόγειο υπαίθριο χώρο, στην αντίθετη πλευρά, από αυτή που βρίσκεται η κύρια είσοδος του ξενοδοχείου, ώστε η πελατεία να μην έρχεται σε επαφή με τις διαδικασίες παραλαβής εμπορευμάτων.
Ο χώρος πρέπει να είναι αρκετός ώστε να μπορούν να μανουβράρουν τα φορτηγά των προμηθευτών. Η εκφόρτωση μπορεί να γίνεται από την πίσω ή την πλαϊνή πλευρά του φορτηγού. Για να γεφυρωθεί η υψομετρική διαφορά ανάμεσα στο επίπεδο της αποθήκης και της καρότσας του φορτηγού, κατασκευάζονται κτιστές ή μεταλλικές ράμπες σε ύψος 1 έως 1,3 μέτρα. Όσο το φορτηγό ξεφορτώνεται, η καρότσα του ανεβαίνει. Για το λόγο αυτό πρέπει να είναι διαθέσιμη μεταλλική γέφυρα, που καλύπτει τη δημιουργούμενη διαφορά, για να μπορούν να ανεβαίνουν καρότσια μεταφοράς εμπορευμάτων στο φορτηγό.
Σε επαφή με τον χώρο παραλαβών, πρέπει να βρίσκεται το γραφείο του τμήματος προμηθειών. Το γραφείο πρέπει να διαθέτει θυρίδα επικοινωνίας με τον χώρο παραλαβών, ζυγαριά και επαρκή φωτισμό για βραδινές παραλαβές. 

Πρέπει μόνο μία πόρτα να οδηγεί στις αποθήκες, ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος τη στιγμή που εισάγονται τα παραλαμβανόμενα είδη στο μαγειρείο, άλλα είδη να εξέρχονται και να φορτώνονται στα φορτηγά από άλλη πόρτα. Η πόρτα αυτή πρέπει να είναι ασφαλής ώστε να ελαχιστοποιούνται οι κίνδυνοι κλοπών και να έχει ικανοποιητικό πλάτος για την μετακίνηση των καροτσιών και των υπαλλήλων του τμήματος προμηθειών.

 

Χώροι αποθήκευσης τροφίμων

Τα τρόφιμα αποθηκεύονται σε ξηρές αποθήκες με σταθερή θερμοκρασία 18ο C περίπου, ή σε ψυγεία συντήρησης και κατάψυξης. Οι ξηρές αποθήκες είναι δωμάτια που αερίζονται χωρίς όμως να δημιουργούνται ρεύματα αέρα. Τα ψυγεία είναι θερμομονωμένα δωμάτια ή μικρότεροι μεταλλικοί θάλαμοι, στα οποία διοχετεύεται ψυχρός αέρας. Οι πόρτες των ψυγείων – δωματίων πρέπει να ανοίγουν και από μέσα, για να αποφεύγονται τα ατυχήματα. Για τον αυτό λόγο πρέπει τα ψυγεία να διαθέτουν κουδούνι κινδύνου.
Τόσο τα ψυγεία όσο και οι ξηρές αποθήκες πρέπει να κατασκευάζονται από λεία και αδιαπότιστα υλικά ώστε καθαρίζονται εύκολα. Επίσης δεν πρέπει να τοποθετούνται εμπορεύματα στο πάτωμα, ώστε να διευκολύνεται ο καθαρισμός του.
Τα ψυγεία των ξενοδοχείων λειτουργούν σε διάφορες θερμοκρασίες από –25 έως +2 Co , ανάλογα με την αποστολή τους. Τα ψυγεία χαμηλών θερμοκρασιών (καταψύξεις) διατηρούν τα τρόφιμα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, ενώ εμποδίζεται η διάδοση των οσμών. Τα ψυγεία υψηλότερων θερμοκρασιών (συντηρήσεις) χρησιμοποιούνται για τα φρέσκα τρόφιμα. Τα τρόφιμα με έντονες ορμές (όπως ψάρια, τυριά κλπ) πρέπει να αποθηκεύονται σε ξεχωριστά ψυγεία.

 

Η διαδικασία της αποθήκευσης

Το ξενοδοχείο προμηθεύεται και αποθηκεύει διάφορα προϊόντα προκειμένου να είναι διαθέσιμα τα απαραίτητα αποθέματα, που θα εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία των τμημάτων εκμετάλλευσης. Πέρα από το θέμα των ποσοτήτων, κατά την αποθήκευση πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα ώστε να διατηρείται αναλλοίωτη η ποιότητα των προϊόντων αυτών, μέχρι τη στιγμή της εξαγωγής τους προς τα τμήματα. Επίσης πρέπει να λαμβάνονται τα απαραίτητα μέτρα για την προστασία των εμπορευμάτων από κλοπές.
Ο κύριος στόχος του υπεύθυνου αποθηκών ενός ξενοδοχείου, είναι η ελαχιστοποίηση του κόστους λειτουργίας τους.
Η ελαχιστοποίηση του κόστους λειτουργίας των αποθηκών συνίσταται στην:
 Ελαχιστοποίηση των εργασιών που είναι απαραίτητες για να εξυπηρετείται άριστα η επιχείρηση. Η αποθήκευση και διαχείριση των αποθεμάτων γίνεται βάσει ενός συστήματος εργασιών (παραλαβής, μεταφοράς, αποθήκευσης, φύλαξης, διατήρησης, παράδοσης, διαχειριστικής παρακολούθησης με έντυπα και ελέγχου). Το σύστημα αυτό πρέπει να είναι αποτελεσματικό και οικονομικό, δηλαδή να εξασφαλίζει άριστα αποτελέσματα με τις ελάχιστες διαδικασίες. Η σύγχρονη τεχνολογία μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά προς την κατεύθυνση αυτή.
 Ελαχιστοποίηση των διαδρομών και μετακινήσεων προϊόντων. Τα προϊόντα τακτοποιούνται ανάλογα με την ταχύτητα κυκλοφορίας τους. Τα προϊόντα που ζητούνται συχνά τοποθετούνται σε σημεία της αποθήκης που βρίσκονται κοντά στην πόρτα, ενώ τα προϊόντα που διακινούνται σπάνια τοποθετούνται στο βάθος της αποθήκης. Επίσης τα βαριά προϊόντα τοποθετούνται χαμηλά ενώ τα ελαφρά ψηλά.
 Μέγιστη αξιοποίηση του χώρου Ο εξοπλισμός της αποθήκης επιλέγεται προσεκτικά, και η διαρρύθμιση επιτρέπει να γίνονται οι εργασίες με άνεση και τη μέγιστη ταχύτητα.
 Απόλυτη προστασία των αποθηκευμένων προϊόντων (ποσοτικά και ποιοτικά).
Λαμβάνεται μέριμνα για την τήρηση της κατάλληλης θερμοκρασίας και υγρασίας. Ο χώρος πρέπει να τηρείται καθαρός και σε απόλυτη τάξη. Για την εξασφάλιση της ομαλής ροής των αποθεμάτων, εφαρμόζεται το σύστημα FIFO.
Στη μέθοδο διαχείρισης των αποθεμάτων FIFO (First In First Out), τα είδη παραδίδονται στα τμήματα ανάλογα με τη χρονική σειρά που παρελήφθησαν (το πρώτο που μπήκε, βγαίνει πρώτο). Για να γίνει αυτό τα προϊόντα τοποθετούνται από τη μία πλευρά του ραφιού και παραλαμβάνονται από την άλλη. Έτσι τα νεοπαραλαμβανόμενα προϊόντα ωθούν τα παλαιότερα προς την πλευρά της παράδοσης, όπως φαίνεται στο σχήμα 12.8. Για να γίνει αυτό εύκολα, μπορεί το ράφι να αποτελείται από κινούμενο ιμάντα πάνω σε ράουλα.
Το σύστημα FIFO θεωρείται ότι παίζει σημαντικό ρόλο στην εξασφάλιση της βέλτιστης ποιότητας όλων των προϊόντων και αποτελεί οδηγία του συστήματος διαφύλαξης ποιότητας ISO 9000, σε αντιδιαστολή με το σύστημα LIFO (Last In Last Out), το οποίο τείνει να καταργηθεί, παρά την ευκολία που προσφέρει.

Είναι δυνατόν, προς αποφυγή σφαλμάτων, οι διάδρομοι να χρωματισθούν, ώστε οι εργαζόμενοι να εντοπίζουν εύκολα από ποια πλευρά των ραφιών τοποθετούνται τα αποθέματα και από ποια πλευρά παραλαμβάνονται.

Τα ράφια αριθμούνται σε σχέση με την αποθήκη στην οποία βρίσκονται, τον πύργο ραφιών στον οποίο ανήκουν, το σημείο του πύργου που καταλαμβάνουν και το ύψος του ραφιού. Έτσι μπορεί κανείς να βρει εύκολα ένα προϊόν που βρίσκεται στην αποθήκη Α, στον πύργο 3, στο 7ο ράφι, στο Γ ράφι από κάτω προς επάνω. Δηλαδή στη διεύθυνση Α37Γ. Τα προϊόντα επιτρέπεται να έχουν μία και μόνο διεύθυνση, ώστε να διευκολύνεται η διαχείριση και ο έλεγχός τους.

Χαμηλά τοποθετούνται τα βαριά προϊόντα. Τα είδη που συσκευάζονται σε βαρέλια, τενεκέδες, τσουβάλια ή ογκώδη και βαριά κιβώτια, τοποθετούνται σε παλέτες στο πάτωμα κοντά στην είσοδο της αποθήκης. Τα είδη μεγάλης αξίας τοποθετούνται σε δυσπρόσιτα σημεία ή σε ντουλάπια που κλειδώνουν προς αποφυγή διαρροών.

Τα ράφια της αποθήκης μπορούν να ανήκουν στην ελαφρά κατηγορία που δέχεται μέχρι 200kg/m2 ή στην μέση κατηγορία που μπορεί να δεχθεί 500kg/m2. Κατασκευάζονται δε από μέταλλο η σκληρό PVC, δεδομένου ότι τα ξύλινα ράφια διευκολύνουν την ανάπτυξη μικροοργανισμών.
Τα κινούμενα ράφια πάνω σε ράουλα έχουν υψηλό κόστος, αλλά μειώνουν το εργατικό κόστος, ενώ είναι ιδιαίτερα εξυπηρετικά για εφαρμογή του συστήματος FIFO. Ακόμη περισσότερο εξυπηρετικά είναι τα κεκλιμένα κινούμενα ράφια, όπου τα προϊόντα τοποθετούνται σε υψηλότερο σημείο από αυτό που γίνεται η παραλαβή ώστε η κύλιση των προϊόντων γίνεται ιδιαίτερα εύκολα. Μειονέκτημα των κεκλιμένων κινητών ραφιών, είναι το κόστος κατασκευής τους, που είναι αρκετά υψηλό.
Αποθέματα
Αποθέματα είναι τα είδη που φυλάσσονται στις αποθήκες. Αποθέματα διατηρεί το ξενοδοχείο, διότι δεν είναι δυνατόν να προμηθεύεται τα είδη που είναι απαραίτητα για την εξυπηρέτηση των πελατών, τη χρονική στιγμή που τα ζητούν οι πελάτες. Για το λόγο αυτό διατηρούνται στην αποθήκη ορισμένες ποσότητες αγαθών, που όταν ζητηθούν από τη πελατεία, παραδίδονται στο τμήμα που θα τα καταστήσει έτοιμα προς πώληση και θα τα προσφέρει μέσα από συγκεκριμένες διαδικασίες στους πελάτες.

Τα αποθέματα δημιουργούν κόστος για το ξενοδοχείο, που συνίσταται στη δέσμευση κεφαλαίων, στο εργατικό κόστος που προκύπτει από την απασχόληση προσωπικού στις αποθήκες και στη γραμματεία του τμήματος προμηθειών, στο κόστος της διάθεσης και συντήρησης του χώρου, στα κεφάλαια που απασχολούνται για την αγορά και συντήρηση του εξοπλισμού και στις φθορές που προκύπτουν από την αποθήκευση των προϊόντων. Από την άλλη πλευρά η επιχείρηση με τη διατήρηση αποθεμάτων εκτός από τη διαθεσιμότητα των προϊόντων, ωφελείται από τις χαμηλές τιμές που πετυχαίνει εξαιτίας των μαζικών ή έγκαιρων αγορών.

Μαζικές είναι οι αγορές μεγάλων ποσοτήτων και έγκαιρες είναι οι αγορές εποχιακών ειδών όταν αυτά έχουν μεγάλη προσφορά και κατά συνέπεια χαμηλές τιμές, όπως αγορά ντομάτας την εποχή αυξημένης προσφοράς για πολτοποίηση.
Το ξενοδοχείο ανάλογα με τις αποθηκευτικές δυνατότητες, την απόσταση από τη πλησιέστερη αγορά, τα διαθέσιμα κεφάλαια, τις εναλλακτικές δυνατότητες χρήσης των κεφαλαίων, τη δυνατότητα διατήρησης των διαφόρων ειδών και τις σχέσεις με τους προμηθευτές, διαμορφώνει την πολιτική αποθεμάτων.

 

Ημερομηνία δημιουργίας

Πέμπτη 8 Μαΐου 2014