Η πώληση των ξενοδοχειακών προϊόντων δημιουργεί έσοδα Το τμήμα ελέγχου αναλαμβάνει την ευθύνη απόδοσης τους στην επιχείρηση μέσα από τη διαδικασία που ονομάζεται έλεγχος εσόδων. Η διαδικασία αυτή εμπλέκεται σε όλο το κύκλωμα οικονομικών συναλλαγών, επιβεβαιώνοντας ότι οι πωλήσεις καταγράφονται στους αναλογούντες λογαριασμούς, οι οποίοι καταχωρούνται στις συνολικές καταστάσεις εσόδων των τμημάτων εκμετάλλευσης είτε δημιούργησαν έσοδα μετρητά (χρήμα) είτε έσοδα οφειλόμενα και ότι το σύνολο των εσόδων όλων των τμημάτων καταχωρείται στην M/C.

Ο έλεγχος, ορισμένες φορές  πραγματοποιείται περιοδικά σε τακτά χρονικά διαστήματα (καθημερινά ή κάθε μήνα) οπότε καλείται τακτικός έλεγχος, ή σε μη αναμενόμενες φάσεις, οπότε καλείται έκτακτος έλεγχος. Ο έλεγχος μπορεί να είναι έκτακτος, εκτός από το χρόνο και ως προς τη μέθοδο ή τον φορέα που τον διενεργεί.

Του τμήματος προΐσταται ο υπεύθυνος ελέγχου ο οποίος πλαισιώνεται από υπαλλήλους του τμήματος και ταμίες των τμημάτων εκμετάλλευσης που ονομάζονται ταμπλίστες. 

Έλεγχος εσόδων δωματίων

Τα έσοδα των υπνοδωματίων (συμφωνηθέντα), καταχωρούνται στο λογαριασμό ή Α.Π.Υ (Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών) των πελατών, ο οποίος εκδίδεται αμέσως μόλις αυτοί αφιχθούν στο ξενοδοχείο.

Στην περίπτωση που ο πελάτης είναι πρακτορειακός, η Α.Π.Υ. πληρώνεται από το πρακτορείο, ενώ στην περίπτωση που είναι individual πληρώνεται από τον ίδιο. Εάν ο πρακτορειακός πελάτης κάνει extra καταναλώσεις (πλέον των συμφωνηθέντων) στα τμήματα εκμετάλλευσης του ξενοδοχείου υπάρχουν δύο πιθανότητες:

1. Να εξοφλήσει άμεσα την κατανάλωση αυτή
2. Να πληρώσει το σύνολο των extra καταναλώσεων την ημέρα αναχώρησής του. Στην περίπτωση αυτή εκδίδεται νέα Α.Π.Υ. για τις extra καταναλώσεις, διότι θα πληρωθούν από τον ίδιο και όχι από το πρακτορείο.

Στην δεύτερη περίπτωση εάν ο πελάτης είναι individual οι extra καταναλώσεις χρεώνονται στην Α.Π.Υ. του και πληρώνονται κατά την αναχώρηση.

Κατά κανόνα οι Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών δεν εισπράττονται αυθημερόν. Οι λογαριασμοί των individual  πελατών και οι λογαριασμοί των  extras, εισπράττονται την ημέρα που αναχωρούν οι συγκεκριμένοι πελάτες, ενώ οι καταναλώσεις των πρακτορειακών πελατών συνήθως εισπράττονται αρκετούς μήνες μετά την κατανάλωση. Κατά συνέπεια οι εισπράξεις μετρητών από πωλήσεις δωματίων αφορούν κύρια σε καταναλώσεις προηγουμένων ημερών. Εξαίρεση αποτελούν οι πωλήσεις δωματίων για ημερήσια χρήση (day use), διότι οι πελάτες αναχωρούν αυθημερόν και εξοφλούν τον λογαριασμό τους την ημέρα άφιξης.

Το τμήμα ελέγχου εξασφαλίζει ότι:

• Η τιμή χρέωσης των αφιχθέντων πελατών στην Α.Π.Υ., συμφωνεί με τη συμφωνηθείσα αναγραφόμενη στην αλληλογραφία κράτησης.
• Για όλα τα δωμάτια που χρησιμοποιήθηκαν έχουν εκδοθεί Α.Π.Υ. Για να γίνει αυτό αντιπαραβάλλεται η κατάσταση ημερήσιας κίνησης του τμήματος ορόφων με την M/C
• Όλες οι Α.Π.Υ. έχουν χρεωθεί χωρίς διαφορές στην M/C
• Τα αθροίσματα της M/C είναι σωστά και συμφωνούν με το κλείσιμο του βιβλίου πόρτας

Διαχείριση  εσόδων εστιατορίου

Βασική αρχή του ελέγχου (όπως και της λογιστικής), είναι η καταγραφή κάθε κατανάλωσης. Η αρχή αυτή καλύπτει όλα τα τμήματα του ξενοδοχείου. Στο εστιατόριο κάθε πώληση καταγράφεται σε ένα δελτίο παραγγελίας (σχήμα 13.3)  και το άθροισμα των δελτίων παραγγελίας κάθε τραπεζιού σε ένα παραστατικό που ονομάζεται απόδειξη λιανικής πώλησης  (λογαριασμός)

Οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν μετρητά τον λογαριασμό τους ή να υπογράψουν αποδεχόμενοι την οφειλή τους. Η οφειλή αυτή μέσω της διαδικασίας που αναλύεται στη συνέχεια, θα χρεωθεί στον κεντρικό λογαριασμό του πελάτη και θα πληρωθεί την ημέρα αναχώρησής του.

Οι λογαριασμοί που εκδόθηκαν μέσα στην ημέρα καταγράφονται σε ένα έγγραφο που ονομάζεται Δελτίο Ημερήσιας Κίνησης ή Συγκεντρωτική Κατάσταση ή Διαχωριστική Κατάσταση ή Ισοζύγιο Ημέρας Τμήματος.

Στο τέλος της ημέρας οι λογαριασμοί αθροίζονται, διαιρούμενοι σε δύο κατηγορίες. Η μία κατηγορία αφορά στους λογαριασμούς που πληρώθηκαν με μετρητά και η άλλη στους πιστωθέντες

Το σύνολο των λογαριασμών που πληρώθηκαν με μετρητά, αντιπροσωπεύει τα χρήματα που εισπράχθηκαν από το εστιατόριο. Το σύνολο των πιστωθέντων ισοδυναμεί με το άθροισμα των λογαριασμών που βρίσκονται στη διάθεση του ταμπλό και είναι υπογεγραμμένοι από τους πελάτες . Το άθροισμα του συνόλου των μετρητών και του συνόλου των πιστωθέντων, αντιπροσωπεύει το σύνολο των εσόδων του τμήματος.

Διαχείριση εσόδων bar

Στα τμήματα του bar ακολουθείται η ίδια διαδικασία, αλλά δεν είναι αναγκαία η χρήση δελτίων παραγγελίας. Έτσι σε κάθε παραγγελία του πελάτη εκδίδεται ένας λογαριασμός από ηλεκτρονικό υπολογιστή ή ταμειακή μηχανή. Ο πελάτης πληρώνει μετρητά ή πιστώνεται με την υπογραφή του. Στο τέλος της ημέρας οι λογαριασμοί αθροίζονται κατά κατηγορία στην αντίστοιχη κατάσταση ημερήσιας κίνησης του bar

Λειτουργία των tableau και το έργο του τμήματος ελέγχου στο F&B

Το τμήμα ελέγχου των τμημάτων εκμετάλλευσης του F&B, απασχολεί  ειδικούς ελεγκτές που προσφέρουν πολύπλευρο έργο στην επιχείρηση στα τμήματα εκμετάλλευσης, κύρια στα εστιατόρια και bar. Το τμήμα που καλύπτουν οι ελεγκτές αυτοί ονομάζεται tableau.

Το tableau εστιατορίου βρίσκεται στην έξοδο του μαγειρείου προς το εστιατόριο.  Κάθε τραπεζοκόμος που περνά από μπροστά του πρέπει να του παραδίδει ένα bon που αντιστοιχεί στο ή στα είδη που εξέρχονται προς πώληση. Όταν ο πελάτης αναχωρεί, ο ταμπλίστ καταγράφει και αθροίζει το σύνολο των bon (που αντιστοιχεί στο σύνολο των καταναλώσεών του), σε ένα λογαριασμό του εστιατορίου. Τα bon  και οι λογαριασμοί είναι αριθμημένοι.